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國際人力資源管理的跨國界監管疫情之難處

新冠肺炎疫情不分國界的到處竄跑,造成跨國企業人力資源管理實務的複雜性與多變性。由於新冠肺炎疫情期間,受到多邊政府勞動政策的規定指示,以及實務操作的需要,許多台商企業的相關人資管理制度需要進行調整並修正。台商的困擾是如何有效地執行疫情期間的勞動關係(假期工資、延辭復工工資、假期加班工資、在家工作規定、勞動關係的解除與終止,勞資糾紛的處理),甚至停工、停工期間的減薪、經濟性裁員、放無薪假(事假)等人事問題,困擾一籮筐。

目前,台灣與大陸兩地往返仍各需要14天的隔離檢疫期(共28天)。企業派遣台幹赴陸或台幹返台休假均受影響,只能盡量減少人員於大陸進出,視業務特殊情形以專案方式核准員工往返大陸。因疫情嚴重,許多國家限制中國大陸人士前往,也停止直航的班機,使得仰賴陸幹管理東南亞工廠的公司也面臨相當的困境。如果中國籍員工沒有辦法及時回到越南等地區,可以先將大陸地區的台幹調到越南支援;讓當地優秀的東南亞幹部先做代理;透過獎勵方式找回已離職的主管。各國防疫政策不斷修正且更嚴格,應及早調回陸幹。長期而言,台商企業人力資源部門應做好人才培育,主管接班梯次計畫,同時強化數位轉型以減少對員工的依賴。

人力資源部門在協助企業運作,特別要注意的相關事項及規範,例如:大陸法規及各廠辦所在地地區法規之規範、工廠及辦公室開工之風險、員工返回工作地之協助、復工後勞動力之短缺、疫情管控、口罩及清潔用品等之提供、會議活動或員工聚會之管理等。

根據大陸傳染病防治法,雇主有義務配合相關醫療單位來預防和控制疾病,2020年1月24日,大陸人力資源暨社會安全部門公布雇主適當處理雇傭關係的規範,重點包括任何員工已被確認或懷疑患冠狀病毒,或與任何被確認或懷疑患冠狀病毒密切接觸者,被政府要求接受治療、接受觀察、已被隔離,是不能中止雇用關係。許多大陸台商在台灣也有機構及員工,所以對台灣法規亦不可不知。例如:防疫照顧假、勞工赴大陸工作之勞動權益、勞工配合「居家隔離」或「居家檢疫」之勞動權益等。

人力資源部門的抗疫方案應有中、長期策略思考。目前多數企業在處理疫情管理所採取之措施,例如:成立危機管理團隊、員工在家辦公、取消或延遲差旅、取消公司內外部之活動、分AB團隊工作、提供防疫用品、管理員工健康及旅遊、以視訊取代面對面之會議等。此外,預期未來疫情發展對企業營運之影響,人力資源部門更應有進一步因應作為。例如:防疫假期薪資給付方案、疫情結束前員工差旅及活動之管理、因應營運之彈性人力需求增減計畫、年度調薪評估、獎金調整措施、滯留疫區員工之關懷措施、派駐大陸員工或眷屬因疫情需醫療或撤離之緊急措施、疫情期間員工諮商輔導、國與國間員工調動之管理等。

如果國際旅行與貿易仍然受限,遠距上班成為必要趨勢,人力資源部門得檢視支援遠距工作的軟硬體需求,並彈性安排遠距工作,或是制定新的自我隔離政策,為突發性需求做好準備。跨國企業的外派人員應暫停返回疫情嚴重的派駐地,可至台灣公司繼續工作。如果其住家不便於到台灣公司上班,公司可酌予補助交通及住宿等費用,或令其在家待命,惟此期間之薪資應照常發給。台商企業人力資源部門可趁這一波大環境影響,重新審視集團的聘僱派遣情況及員工薪酬配置、輪調機制是否應重新安排以避免營運暫停或延誤的情況再度發生。並及時調整符合法令及自身需求的最適配置政策。「共享員工」的用工模式是否合法合規?台商企業是否也可以仿效來減少台籍員工派駐大陸的情況?勞動合約的簽訂是否改變?共享企業間之權利與義務之釐清等。

很多台商在疫情期間,由於受限於封城及交通阻絕之故,員工無法及時返廠,轉而鼓勵員工居家工作,有些台籍幹部返台過春節,復工期間,一時回不了中國大陸的辦公場所,也被公司要求在臺灣的母公司或家裡待命,順便處理公事。這種非常態的工作模式,在疫情期間被視為暫時的措施,也不是所有的崗位都適合此種工作模式,只是一種替代非最佳方案。事實上,不管疫情發展的趨勢如何,未來不可抗力因素仍然會發生,因此遠程辦公或居家工作或許將是未來的新工作模式。疫情成為企業數位化的最大推手,驅動了企業數位化速度及數位人才的超前部署。多元彈性的工作模式與視訊會議將是當道,將改變工作與生活的結合與平衡。

數位化網路科技已經給企業解決了過程管控問題。台商要提高遠距辦公效率,或是商務出差、業務拜訪等商務(業務) 人員的工作效率,建立「過程管理」機制是有必要的措施。除了固定型態的視訊會議外,尚有許多數位化網路科技工具搭配。對遠距工作者來講,建立「多元打卡機制」,可採取手機GPS 打卡、網頁打卡、Wi-Fi打卡等行動打卡的模式,員工只要使用手機App並開啟GPS定位,即可進行打卡。系統會自動記錄打卡位置、時間、裝置等重要資訊,便於管理者進行差勤管理與查核,在居家防疫時期可以說是完全派上用場。

在符合法律規定的情況下,台商可與當地專業律師研究能否在勞動契約內容加上不可抗力條款,以因應未來可能會發生的自然災害、各種新型病毒等不可預見的事件。大陸政府要求企業在疫情期間,對於遠在疫區無法及時趕回工廠復工的員工,不得解除勞動關係,勞動合同到期時不得終止勞動關係,同時視情況可以調整工作模式,執行遠距辦公或居家工作模式,或給於員工帶薪年休假及請假的便利。因此,配合新工作模式的建立,應當檢討與修正工作時間及工作地點,以及疫情期間的請休假條件,工資、餐費、交通費的規定,勞動關係之解除及終止之條件。

配合新工作模式的建立,台商企業要及時規劃修正績效管理制度。如果企業一直都有執行真正的績效管理制度,員工的工資是屬於固定工資加績效工資模式,公司制定的績效管理制度,約定的績效考核標準都符合《中華人民共和國勞動合同法》第 4 條有關「公開討論與公示程序」,則公司當然可以按既有的績效考核 方式來執行疫情期間的考核作業,無論是傳統的固定工作地點或遠距工作。有些台商完全沒有採用過真正的績效考核程序。換言之,員工的基本工資(固定)和績效工資(浮動)只是管理當局人為拆分出來而已,則員工每個月的工資都是固定的。這樣的績效考核處理作業不能符合疫情期間的遠距工作的實際情況。因此,必要經由勞動合同的約定以及規章制度的制定程序,以確定不同工作地點的工作場所為固定場所或遠距辦公(在家工作),才能執行不同工作地點的績效管理制度。無論如何,在制定疫情期間的績效管理制度時,應當事先確立操作標準,例如:上下班刷卡時間、工資與加班費標準、延長工作時間(加班時間)的認定、工作回報制度的建立、確立遠距工作的關鍵績效指標(Key Performance Indicators;KPI)等等。

未來的人力資源管理實務將發展成線下線上(Online To Offline;O2O) 新模式,遠距管理成為新人資管理模式的操作重點。關鍵在如何有效達到過程管理的管控要求。因此,台商的人力資源管理程序,從招募、任用、考勤、出差、請休假、工資、績效到員工的解雇與離職等制度(程序與內容),都應當考慮到遠距操作的管控細節,才能進行合理化管理。例如:居家辦公的員工如何進行日常管控,以明確管理、績效管理、加班管理、請休假管理、出差管理(誤餐費、住宿費、雜費),甚至社會保險的有效操作,等等都需要站在線上線下兩方面考慮,並符合勞動法律與企業管理目的。
 
本文獲傑報人力資源服務集團 授權轉載 [原文出處]

 

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