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人資優化流程的關鍵!這個簡單方法讓你成為工作中的「流程殺手」

前陣子引起新創圈熱烈討論的是,某家公司驚人地運用ChatGPT,成功優化人資的計薪流程,並簡化人資編制3人。這是現實中的創新案例。而你知道嗎?你也可以成為工作中的「流程殺手」,優化人資流程,提高效率,不需要依賴程式碼或AI。只需要一個簡單的方法。

 

流程優化不需要一蹴而就,而是一個不斷改進的過程。我分享一個有效的方法,讓你能夠快速優化流程,提升工作效率。這個方法稱為ECRS法:取消(Eliminate)、合併(Combine)、重排(Rearrange)、簡化(Simplify)。透過這個簡單的四步驟,你將能夠發現並解決工作流程中的瓶頸,讓工作更加順暢。

舉個例子,想像一下結薪流程。在過去,人資常常在結薪時發現同仁出勤有問題,需要耗費大量時間進行核對和調整。但是透過「重排」這個方法,我們可以在結薪前幾天請同仁確認出勤,或規定調整將在下個月補發,從而加速結薪速度,節省了大量的時間。這個小小的調整帶來的效益是顯而易見的。



ECRS法的四個步驟是關鍵。
• 首先是「取消」。在進行流程優化時,我們需要問自己,這個流程是否真的重要?是否有必要存在?如果發現某個步驟並不必要或沒有實際價值,勇於將其取消。這樣不僅可以節省時間和資源,還能使整個流程更加簡潔明瞭。
• 第二個步驟是「合併」。有時候,我們會發現不同的流程之間存在重複的步驟或相似的工作。這時候,我們可以考慮將這些步驟合併起來,以減少重複操作和浪費的時間。通過整合相關的流程,我們可以更高效地完成工作,避免重複努力。
• 接下來是「重排」。這一步是指重新安排流程中的步驟,使其更加順暢和高效。有時候,一些步驟的順序可能不是最理想的,或者存在瓶頸點,需要花費過多的時間。通過重新排列步驟,我們可以找到更加順暢的工作流程,節省寶貴的時間和精力。
• 最後是「簡化」。有些流程可能因為過於複雜而讓人不知所措。在這一步中,我們需要問自己,是否有方法可以簡化這些流程,減少複雜度,使其更容易理解和操作。簡化流程不僅有助於提高效率,還能減少錯誤和混亂的可能性。

ECRS法不僅適用於結薪流程,還適用於其他各種工作流程。這個方法的優點在於它簡單易行,不需要依賴複雜的技術或工具。只要我們保持對流程的觀察和反思,不斷地詢問問題並尋找改進的空間,我們就能夠成為工作中的「流程殺手」,持續優化流程,提高效率,成為更加出色的人力資源專業人士。

在這個快速發展的時代,不僅要關注AI的應用和科技的進步,更要關注人力資源的優化和提升。雖然AI和ChatGPT等技術能夠帶來效率的提升,但我們不應該害怕被取代,而是要成為那些持續優化的人的一部分。

回顧過去,我曾在印尼使用Excel覆核公司1000多人的薪資,提前兩天將薪資報表送給主管批准發放,這一點不僅提高了效率,也為組織帶來了正面的影響。同樣的道理,我們也可以在人資的其他工作領域中尋找優化的空間。
優化流程不僅僅是為了提高效率,更是為了提升整個組織的價值。通過ECRS法,我們能夠簡化冗長的流程,減少不必要的步驟,從而釋放出更多時間和資源,專注於更有價值的工作。同時,優化流程還能夠提高員工的滿意度和工作投入度,讓整個團隊更加高效協同工作。

總結而言,成為工作中的「流程殺手」不僅是一種技巧,更是一種思維方式。透過ECRS法和其他相應的方法,我們能夠不斷優化人資流程,提高效率和價值,並在快速變化的時代中保持競爭優勢。


本文為赤道以下的日子授權轉載[原文出處

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