「從外商來的總經理要求我建立職務說明書制度，因為她以前任職的公司都有，他覺得我們公司沒有職務說明書制度非常的奇怪，但我沒有相關的經驗，請問律師職務說明書是必要的嗎？要怎麼樣建立？必須要有哪些內容？」一位本土廠商人資主管問我上述問題。
從企業建立勞動法令遵循的觀念出發，我認為中大型企業的人資管理系統中，職務說明書是必要且不可或缺的。
職務說明書必要內容有哪些？
職務說明書（Job Description)，有時又稱為工作說明書。一個完整的職務說明書包括下列內容：
1. 職稱：亦即職務稱謂，指能完整表現職務內容之名稱，例如業務經理、作業員等。
2. 配屬部門：本職務所隸屬之功能單位，例如業務部、A12廠、財務部等。
3. 職等：指本職務於公司職務列等表（如有）所規定之職等，須特別說明此項目並非必要，但若公司基於組織管理、敘薪、升遷、同仁職涯發展需求，亦可設置。
4. 工作項目：雇主分配於本職務之工作項目。工作項目臚列盡可能完整，亦可列出主要及次要工作項目，並於最後列述「其他雇主臨時交辦事項」。
5. 工作權責：本職務基於職掌所為工作過程成果與所作之決定，對部門業務及代表雇主對內對外所產生之效果及影響，此工作須承擔的責任，與他人聯繫，所接受的監督及所施與的監督等。
6. 所需具備之專業知能：指勝任本職務所需之學識、才能、技術、訓練、經驗、體力、專業證照資格以及領導能力等。
7. 使用之設備及工具：列出工作中使用到的所有機器、設備及輔助性工具等。
8. 工作條件與環境：羅列有關的工作條件、如工作地點、環境等。
職務說明書對勞動法令遵循會產生哪些影響？
職務說明書的記載，對於企業勞動法令遵循，從招募、簽訂勞動契約、新進人員訓練、調動、離職交接、評價考核、是否不能勝任工作之認定及績效改善計畫 ( Performance Improvement Plan ) 均有影響。
例如勞動契約部分，固然勞動基準法施行細則第七條第一項規定，勞動契約應依本法有關規定約定「工作場所及應從事之工作」，但一般情況下，限於契約篇幅及協議條款用字簡潔扼要起見，無法將職務說明書內容完整載明，更無法隨員工職涯發展及企業經營因應時空變化而與時俱進而調整，為了避免對工作職務描述僵化失去彈性，以職務說明書作為勞動契約的補充及附件，是比較理想的作法。
職務說明書文字應簡潔直接，並隨時調整符合現狀
就特定職務訂定職務說明書後，員工原有之工作項目或職責程度發生異動，均應依公司內部程序修正其內容。
職務說明書文字應儘可能簡要直接，勿使用複雜、多義、曖昧的描述詞句，避免使用並非眾所皆知的簡稱，以及字母縮寫的專業術語詞。
若為行文簡潔，還是需要使用縮寫和首字母縮略詞，請在第一次使用時，對其進行完整精確定義跟說明。
本文為1111職涯論壇-HR好朋友授權轉載[原文出處]
作者：陳業鑫律師/業鑫法律事務所所長、全國律師聯合會勞資關係委員會主委
